Sıcaklık kayıtları ay sonunda toplu dolduruluyor

Gıda güvenliği kayıtlarının en yaygın sorunu eksik olmaları değil, sonradan doldurulmalarıdır. Çizelge asılıdır, kutucuklar doludur, ama hepsi ayın son günü tek oturumda yazılmıştır.

Bu alışkanlık kötü niyetten değil, sistemin günlük işleyişe uymamasından doğar. Mutfakta koşuşturan bir kişi, duvardaki çizelgeye gitmek için işini bırakmaz.

Toplu doldurmanın üç riski

Kayıt kanıt değerini yitirir

Bir sorun yaşandığında sıcaklık kaydının işlevi, o gün koşulların uygun olduğunu göstermektir. Sonradan doldurulmuş bir çizelge bunu gösteremez; aksine kayıt düzeninin işlemediğini belgeler.

Sapma zamanında görülmez

Sıcaklık kaydının asıl amacı belge üretmek değil, sapmayı erken yakalamaktır. Soğuk odanın üç gün boyunca yükseldiğini ay sonunda fark etmek, kaydın hiç tutulmamasıyla neredeyse aynı sonucu verir.

Düzeltici faaliyet kaydı oluşmaz

Sapma anında fark edildiğinde ne yapıldığı da kayda geçer: ürün ne oldu, ekipman kontrol edildi mi, kim müdahale etti. Toplu doldurmada bu bilgi hiç oluşmaz.

Neden sonradan dolduruluyor?

Uygulanabilir düzen

Kaydın günlük işleyişe uyması için üç şey gerekir: ölçüm noktasında girilebilmesi, hatırlatmanın kendiliğinden gelmesi ve sapmada ne yapılacağının önceden yazılmış olması. Rutin görev listesi ve mobil kayıt girişi bu üçünü birleştirir; girilmeyen kayıt için hatırlatma gider ve kayıt geriye dönük değil, o an oluşur.

Geçmiş kayıtlarla ne yapmalı?

Geriye dönük doldurulmuş kayıtları düzeltmeye çalışmak doğru bir yol değildir. Yapılması gereken, düzenin ne zaman değiştiğini kayıt altına almak ve yeni düzenden itibaren tutarlı ilerlemektir.

Denetimde “geçmişte böyle tutuyorduk, şu tarihten itibaren şu düzene geçtik” demek, sahte bir geçmiş göstermekten her zaman daha savunulabilirdir.

Bu hafta kurulabilecek düzen